勤怠管理システムは従業員の勤務状況を分析して、生産性の向上や法令順守に役立てることができますし、勤務時間管理、残業申請や経費精算などにも使うことができます。
自社にサーバーを設置するオンプレミス型と一般のインターネットを経由してクラウドで勤怠管理システムを利用するクラウド型があります。
クラウド型勤怠管理システムは、オンラインで利用できるクラウドサーバーを利用して従業員の勤怠管理をするシステムです。インターネット環境があれば場所や時間に関係なくアクセスできますし初期費用をかけずに導入できます。
オンプレミス型
オンプレミス型は、システムを自社内に設置して運用するシステムです。コンピューターサーバーが必要です。
勤怠管理システムは自社内にサーバーを設置して、勤怠管理システムを運用します。カスタマイズが可能であり、大企業では自社でシステムを開発して運用することが多くなっています。
ハードもソフトも自社で購入することになるので導入後は利用料がかからないのが一般的です。社内ネットワークを使うのでセキュリティも高くなります。
ただし、システムの開発をするために初期費用やコストが高くなる傾向にあります。導入や運用に時間もかかります。
クラウド型
クラウド型は一般の公衆インターネットを経由してサーバーなどのインフラ、すなわちクラウドを利用します。
自社でサーバーなどのインフラを準備する必要がなく、手軽に利用できます。コンピューターサーバーを設置する必要がありません。
初期費用のコストを低くして導入できますし、ソフトウェアのアップデートもしてくれるので法改正、労働法の改正にも柔軟に対応できます。
ただし、一般の公衆インターネット経由で使用するためセキュリティ面のリスクがあります。
オンプレミス型とクラウド型の違い
オンプレミス型は自社のサーバーでシステム構築が必要になるために初期費用が高くなる傾向があります。
勤怠システム導入までに時間がかかることもありますが、自社でシステムを構築し管理するために自社独自にカスタマイズができます。会社独自の働き方の方針・方法や業種に合わせて運用することができます。
自社の専用システムとなるので開発の費用だけでなく保守の費用などが必要となり費用が高くなりますが、利用人数では費用がかかることはないので従業員の人数が多い大企業の場合は一人当たりの費用が安くなることもあります。
クラウド型は、インターネット環境があれば導入できるため低い導入費用で短期間で導入できます。
料金は一人当たりで課金されるので小規模な会社のほうが費用が安くなる傾向があります。
オンプレミス型とクラウド型のメリット・デメリット
初期投資
クラウド型勤怠管理・就業管理システムは、システム提供会社が準備したサーバーを使うのでサーバー構築費用が不要です。
自社でシステムを構築するオンプレミスの場合であれば１００万円程度の初期費用がかかります。
クラウド型の場合は、サービス提供会社に支払う初期費用が無料の場合や安いサービスもあります。
初期投資を低くしたい企業や、従業員規模応じてシステムの見直しがある企業に適しています。
導入
クラウド型勤怠管理システムは専用のソフトウェアを社員などの端末にインストールをする必要がなくプラウザを利用するので従業員はアカウント作成で利用できます。
オンプレミス型は、自社でサーバーを構築する手間がかかります。
保守運用
クラウド型勤怠管理システムは、サーバーを管理してくれるので、自社での運用・管理が不要です。
システムのメンテナンスもしてもらえるので、自社で保守のシステム担当者をつける必要がありません。
法改正
勤怠管理は労働基準法によって規定されています。労働基準法は、法改正が多くて個別に対応する必要があります。
クラウド型勤怠管理システムであれば、供給元によって自動アップデートされて最新の法改正に対応できます。
場所と時間
クラウド型のサービスであればオンラインで使えるので、いつでもどこでも利用できます。インターネットに接続しているパソコンやスマホがあれば、時間や場所に関係なく利用できます。
テレワークでも利用できますし、出社しなくてもモバイルデバイスで打刻ができます。出退勤時刻の記録だけでなく、位置情報の記録もできるＧＰＳ打刻機能であれば、直行直帰や出張、夜間勤務、休日出勤などにも対応できますし不正打刻の防止できます。
クラウド型のデメリット
費用だけで見ると、クラウド型のほうが魅力がありますが、デメリットもたくさんありますのでクラウド型のデメリットをまとめておきます。
自社独自のカスタマイズがむずかしい。
クラウド型勤怠管理システムのデメリットは、自社独自のカスタマイズに対応しずらい点にあります。
独自の就業規則や既存の人事、給与システムとの連携に対応できない場合があります。
公衆インターネット回線を使うのでセキュリティ対策の強化が必要
セキュリティをサービス提供会社に委ねるため、しっかりしたセキュリティのある提供元の選定が重要になります。
拡張性が高くない
オンプレミスに比べてクラウド型は拡張性が高くありません。製品によってはオプション機能でカスタマイズ対応できる場合もあります。自社の就業規則や働き方に対応できる機能を搭載しているか、事前に確認が必要です。
連携できるシステムは製品によって異なる
オンプレミスの場合、自社でシステムを構築するために、ほかのシステムとの連携も比較的簡単ですが、クラウド型勤怠管理システムの場合そうはいきません。
給与計算システムとの連携については対応可能なシステムがほとんどですが、それ以外のシステム連携を希望する場合は確認が必要です。
給与計算システム以外には、人事管理システムや人事評価システムとの連携に対応する製品もあります。
セキュリティ面は提供先に依存
セキュリティ対策はサービスの提供元に頼ることになります。社外に情報をもち出すので、利用するサービスのセキュリティレベルは確認が必要です。
データセンターの物理的な情報セキュリティ対策やデータのバックアップ、障害対策などがどのように行われているかのチェックは必須です。
オンプレミス型に向いている会社
- オンプレミス型に向いている企業は次のとおりです。
- コンピューターサーバーを保有している
- システムがあり保守ができる
- 他のアプリケーション、たとえば給与システムなどと連携して利用する
- セキュリティを強化したい
- システム構築や保守運用できる人がいる
クラウド型が向いている会社
- クラウド型に向いている企業は次のとおりです。
- 初期費用を低くしたい
- 社員の人数が少ない
- 在宅や出先でも使いたい
- サーバーや社内システムがない
- 法改正に対応したい
- カスタマイズの必要がない
勤怠管理システムの費用相場
オンプレミス型
オンプレミス型の初期費用は、３０万円程度～１５０万円程度と高くなります。システムを開発するので人件費などもかかります。
オンプレミス型は初期費用が高くなりますが、従業員数が増えてもあまり費用が変わりません。運用費用は３０万円程度です。
自社のサーバーを使うのでカスタマイズができます。
クラウド型
クラウド型の初期費用は、無料のところもありますが、費用がかかったとしても５０万円程度です。初期費用なしで利用できるシステムもあって、予算を低くしたい場合に向いています。
従業員1人あたり、月額費用は、２００円から１万円程度です。
クラウド型は初期費用が安いですが、使用人数で運用費用が決まります。カスタマイズも自由にできない場合もあります。
勤怠管理システムの費用以外の選定のポイント
休憩の回数やフレックスタイムなどの会社独自の就業規則に対応しているかを確認したほうがよいでしょう。休憩時間やフレックス勤務は企業ごとに違うので確認が必要です。
